Für die meisten Maklerbüros in der Schweiz beginnt fast jeder Kontakt mit einer Portalanfrage. Ein Interessent sieht ein Inserat auf Homegate, ImmoScout24 oder Newhome, schreibt ein paar Zeilen, und die Anfrage landet als E-Mail im Postfach des Büros. Wie gut und wie schnell diese Mail beantwortet wird, entscheidet über alles Weitere. Dieser Artikel zeigt, wie eine gute Antwort aufgebaut ist, und welche Fehler im Alltag am meisten Zeit kosten.
Die grossen Portale in der Schweiz
Homegate und ImmoScout24 gehören beide zur SMG Swiss Marketplace Group, zusammen mit Flatfox. Ein Branchenexperte bezifferte ihren gemeinsamen Marktanteil 2024 gegenüber dem Blick auf rund 75 %. Newhome wurde 2013 gegründet und gehört Kantonalbanken sowie Next Property, einem Verbund aus der Immobilienwirtschaft. Anfang 2024 kündigte zudem die Versicherung AXA eine Beteiligung an.
Für Ihr Postfach macht das wenig Unterschied: Alle Portale leiten die Anfrage eines Interessenten in der Regel als E-Mail an die Kontaktadresse weiter, die im Inserat hinterlegt ist. In der Mail stehen das Objekt, die Nachricht und die Kontaktangaben des Interessenten. Wie genau die Mail aussieht, unterscheidet sich je nach Portal und Einstellungen.
Was Interessenten in Portalanfragen fragen
Die Nachrichten sind meist kurz, und die Fragen wiederholen sich. Typisch sind:
- Ist das Objekt noch verfügbar?
- Wann kann ich es besichtigen?
- Ab wann ist der Bezug möglich?
- Sind Haustiere erlaubt?
- Gibt es einen Parkplatz oder einen Keller?
- Welche Unterlagen brauchen Sie von mir?
- Oft auch gar keine Frage, nur: «Ich interessiere mich für die Wohnung.»
Gerade die letzte Variante wird gerne mit einem Standardtext beantwortet, der nichts Konkretes enthält. Dabei ist sie die einfachste: Der Interessent will wissen, wie es weitergeht.
So ist eine gute Antwort aufgebaut
Eine gute Antwort auf eine Portalanfrage hat fünf Teile. Sie muss nicht lang sein, aber vollständig.
- Bezug zum Objekt: Adresse oder Bezeichnung des Inserats, damit klar ist, worum es geht. Viele Interessenten schreiben gleichzeitig mehreren Büros.
- Antwort auf jede gestellte Frage: direkt und konkret. Eine offene Frage führt fast sicher zu einer zweiten Mail.
- Konkreter nächster Schritt: zwei oder drei Besichtigungstermine oder ein Termin für eine Sammelbesichtigung, statt «wir melden uns».
- Nur die nötigen Vorab-Fragen: zum Beispiel Bezugstermin und Anzahl Personen, wenn das für die Auswahl wichtig ist. Mehr nicht.
- Absender mit Kontakt: Name der zuständigen Person, Telefon, Büro.
Mustertext
So kann eine Antwort auf eine typische Anfrage aussehen. Das Beispiel ist erfunden, Objekt und Namen sind Platzhalter:
Die Antwort beantwortet alle Fragen, bietet konkrete Termine an und stellt nur eine Vorab-Frage. Der Interessent kann mit einer einzigen kurzen Mail antworten.
Die häufigsten Fehler
«Wir melden uns»
Eine Antwort ohne nächsten Schritt ist fast so gut wie keine. Der Interessent wartet, schreibt nach, oder ruft an. Bieten Sie Termine an, auch wenn es nur zwei sind.
Fragen übergehen
In einem Test des DISQ von 2024 war rund die Hälfte der beantworteten Maklermails unvollständig. Jede übergangene Frage kostet eine weitere Runde. Lesen Sie die Anfrage zu Ende, bevor Sie den Baustein einfügen.
Zu viele Unterlagen zu früh verlangen
Manche Büros verlangen schon in der ersten Antwort Ausweiskopie, Lohnausweis und Betreibungsauszug. Das schreckt ab und widerspricht dem Merkblatt des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten (EDÖB). Eine Ausweiskopie darf demnach erst verlangt werden, wenn der Bewerber endgültig ausgewählt ist. Welche Angaben wann zulässig sind, steht im Artikel Interessenten vorqualifizieren.
Antworten von der falschen Adresse
Antworten aus einem privaten Postfach oder von einer anderen Adresse als der im Inserat landen beim Interessenten leichter im Spam und machen den Verlauf unübersichtlich. Antworten Sie von der Adresse, an die das Portal die Anfrage geschickt hat.
Nach der Vermietung schweigen
Ist das Objekt vergeben, sollten alle übrigen Interessenten eine kurze Absage bekommen. Das ist fair und schützt den Ruf des Büros. Laut EDÖB-Merkblatt müssen zudem die Unterlagen der nicht berücksichtigten Bewerber nach der Vermietung möglichst rasch vernichtet werden, ausser sie haben zum Beispiel einer Warteliste zugestimmt.
Ordnung im Postfach
Bei vielen Objekten und Anfragen hilft eine einfache Struktur mehr als jedes Werkzeug:
- Pro Objekt oder pro Makler ein klarer Ordner oder eine Markierung.
- Jede Anfrage hat einen Status: neu, beantwortet, Besichtigung vereinbart, abgesagt.
- Ein fester Zeitpunkt am Morgen für alles, was über Nacht gekommen ist.
- Antwortbausteine pro Objekt an einem Ort, den alle im Team kennen.
Wie schnell Sie antworten sollten und wie Sie Ihre eigene Antwortzeit messen, erklären wir im Artikel Wie schnell sollten Makler auf Anfragen antworten?.
Portalanfragen automatisch beantworten
Weil sich Portalanfragen so stark gleichen, eignen sie sich gut für eine Automatisierung, solange sie sich an Ihre Angaben hält. Replora wird mit Ihrem bestehenden Postfach verbunden. Die Portale müssen Sie nicht umstellen. Replora antwortet von derselben Adresse, beantwortet die Fragen aus Ihren Objektangaben, bietet Besichtigungstermine aus Ihrem Kalender an und stellt die Vorab-Fragen, die Sie festlegen. Was nicht in Ihren Angaben steht, legt es Ihnen mit Antwort-Vorschlägen vor.
Fazit
Eine gute Antwort auf eine Portalanfrage nimmt Bezug auf das Objekt, beantwortet jede Frage, bietet einen konkreten Termin an und fragt nur das Nötigste. Mit Antwortbausteinen pro Objekt und einer klaren Ordnung im Postfach schafft das jedes Büro in wenigen Minuten pro Anfrage.
Quellen
- Blick, «Homegate und Immoscout24 verlangen Geld für Kontakt», 07.09.2024 (Marktanteil rund 75 %)
- SMG Swiss Marketplace Group, Medienmitteilung vom 10.11.2025 (ImmoScout24, Homegate, Flatfox)
- finews.ch, «Versicherungsriese kauft sich bei Portal von Kantonalbanken ein», 22.01.2024
- DISQ Deutsches Institut für Service-Qualität, Servicestudie Immobilienmakler, Februar 2024
- EDÖB, Merkblatt zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen (Stand 15.07.2025)
Jede Anfrage beantwortet, auch am Sonntagabend.
Replora beantwortet Anfragen zu Ihren Objekten, prüft Ihre Kriterien und vergibt Besichtigungen. 30 Tage kostenlos.
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