Interessenten vorqualifizieren: Welche Fragen vor der Besichtigung erlaubt sind

Bei einer gefragten Wohnung kommen schnell mehr Interessenten, als ein Büro besichtigen lassen kann. Vorab ein paar Fragen zu stellen, spart viel Zeit: Wer erst in einem halben Jahr umziehen will oder mit fünf Personen eine 2-Zimmer-Wohnung sucht, muss nicht zur Besichtigung kommen. Gleichzeitig gilt das Datenschutzgesetz. Nicht alles, was ein Büro gerne wüsste, darf es auch fragen, und manches erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Dieser Artikel ordnet die Fragen nach dem Merkblatt zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Stand 15. Juli 2025. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

Der Grundsatz: zwei Phasen

Der EDÖB unterscheidet zwei Phasen. In der ersten Phase bewerben sich viele Interessenten, etwa mit dem Anmeldeformular. Hier dürfen nur Angaben erhoben werden, die für die Auswahl wirklich nötig sind. In der zweiten Phase ist ein Bewerber ausgewählt oder kommt ernsthaft in Frage. Erst dann dürfen weitergehende Nachweise verlangt werden, etwa Ausweiskopie oder Lohnausweis.

Für die Vorqualifikation per E-Mail vor der Besichtigung heisst das: Fragen Sie nur das, was über eine Besichtigung entscheidet. Alles Weitere gehört ins Anmeldeformular oder in die zweite Phase.

Übersicht: Was darf wann gefragt werden?

Diese Fragen sind nicht zulässig

Laut EDÖB-Merkblatt gehören folgende Fragen nicht ins Anmeldeformular und erst recht nicht in eine Vorab-Mail:

• Zivilstand: grundsätzlich nicht zulässig. Ob es sich um eine Familienwohnung handelt, darf separat gefragt werden.
• Konfession
• Nationalität oder Heimatort: Zulässig ist nur, ob jemand Schweizer oder Ausländer ist und welche Bewilligung er hat.
• Leasing, Abzahlungs- und Kleinkreditverträge, Lohnpfändungen
• Bisherige Mietdauer und aktueller Mietzins
• Abschluss einer bestimmten Versicherung als Bedingung: Eine solche Kopplung an den Mietvertrag ist nach Art. 254 OR nichtig.
• Systematisch Referenzen: nur bei Bewerbern, die für die definitive Wahl in Betracht kommen.

Was Sie vor der Besichtigung sinnvoll fragen

Vor der Besichtigung geht es nicht um eine vollständige Bewerbung, sondern um eine einfache Frage: Lohnt sich die Besichtigung für beide Seiten? Dafür reichen meist zwei oder drei Fragen, die alle zulässig sind:

• Bezugstermin: Passt der gewünschte Einzug zum Termin der Wohnung?
• Anzahl Personen: Passt die Wohnung zur Haushaltsgrösse?
• Haustiere: wenn im Objekt Einschränkungen gelten.

Bei Kaufobjekten kommt typischerweise die Frage dazu, ob die Finanzierung grundsätzlich geklärt ist. Das EDÖB-Merkblatt betrifft Mietwohnungen. Auch beim Verkauf gilt aber das Datenschutzgesetz: nur erheben, was für den Zweck nötig ist.

Wichtig ist, dass die Kriterien für alle gleich gelten und objektiv sind. Wer Interessenten nach Kriterien aussortiert, die nichts mit dem Objekt zu tun haben, riskiert Diskriminierung und einen schlechten Ruf.

Ein Ablauf, der Zeit spart und datenschutzkonform ist

1. Anfrage beantworten: alle Fragen beantworten und zwei oder drei Vorab-Fragen stellen (Bezugstermin, Personen, allenfalls Haustiere).
2. Passende Interessenten einladen: Wer die Kriterien erfüllt, bekommt konkrete Besichtigungstermine, bei grossem Andrang eine Sammelbesichtigung.
3. Nach der Besichtigung: Wer sich bewerben möchte, füllt das Anmeldeformular aus, mit den Angaben der ersten Phase und einer Kopie des Betreibungsauszugs.
4. Auswahl treffen: Erst von der ausgewählten Person Ausweiskopie, Lohnnachweis und den Betreibungsauszug im Original verlangen, und erst dann Referenzen einholen.
5. Abschliessen: allen anderen absagen und ihre Unterlagen möglichst rasch vernichten, ausser jemand hat zum Beispiel einer Warteliste zugestimmt.

So kommen nur Interessenten zur Besichtigung, für die das Objekt realistisch passt. Und das Büro sammelt keine Daten, die es nicht braucht und später wieder löschen muss.

Vorqualifizierung automatisieren

Die Vorab-Fragen sind bei jedem Objekt ähnlich und lassen sich gut automatisieren. In Replora legen Sie pro Objekt fest, welche Kriterien gelten, etwa Bezugstermin oder Anzahl Personen. Replora stellt die Fragen in der Antwort auf die Anfrage, prüft die Antworten und bietet nur passenden Interessenten Besichtigungstermine an. Was unklar ist, landet bei Ihnen zur Entscheidung. Die Fragen formulieren Sie selbst. Halten Sie sich dabei an das EDÖB-Merkblatt.

Wie Sie die erste Antwort auf eine Anfrage aufbauen, zeigt der Artikel Portalanfragen richtig beantworten.

Fazit

Vorqualifizieren spart Besichtigungen, wenn Sie sich auf zwei oder drei zulässige Fragen beschränken. Die eigentliche Bewerbung kommt nach der Besichtigung, die heiklen Nachweise erst bei der Auswahl. Wer diese Reihenfolge einhält, arbeitet schneller und hält sich an die Vorgaben des EDÖB.

Quellen

1. EDÖB, Merkblatt zu Anmeldeformularen für Mietwohnungen (erstellt 19.06.2024, aktualisiert 15.07.2025)
2. Beobachter, «So wehren Sie sich gegen unzulässige Fragen und Gebühren»

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